Fatichi a gestire i progetti in entrata o la produttività della tua stessa azienda? Scopriamo e capiamo insieme quale metodologia di gestione aziendale fa per te: metodo Agile, metodo Kaizen o Scrum.
Ti ricordi quando per gestire un’azienda bastava un bravo imprenditore e collaboratori “motivati”?
Ecco se pensi che ancora oggi funziona così, devi ricrederti.
Erano gli anni ’60 e da allora sono cambiate tante cose. Per ottimizzare la gestione aziendale oggi si ricorre a modelli più articolati, variabili e specifici che permettono di ottimizzare le risorse interne, incrementare la produttività ed evitare i colli di bottiglia che bloccano il proseguire dei lavori.
Probabilmente hai sentito parlare di questi metodi, sono diversi e prendono vita anche dal settore informatico! Tuttavia utilizzare uno dei modelli di gestione aziendale non vuol dire aver risolto i problemi operativi o gestionali della tua attività: ogni metodo ha delle caratteristiche distintive che lo rendono più o meno adatto ad un contesto aziendale o ad un progetto di lavoro. In particolare, qui analizziamo i più popolari:
- Metodo Agile: per una gestione aziendale proattiva e dinamica
- Metodo Scrum: il metodo sprint della gestione aziendale
- Metodo Kaizen: il miglioramento continuo per la gestione aziendale
Metodo Agile: per una gestione aziendale proattiva e flessibile
Probabilmente avrai letto “metodo agile” in qualche post su Linkedin o nel sito web di un guru del settore. Ma cosa vuol dire davvero?
Nto a metà degli anni ’90 nel settore informatico, l’Agile si contrapponeva al tradizionale Heavyweight per via della sua interazione continua con gli stakeholders.
Tradotto in ambito aziendale, il metodo Agile si contrappone a quello tradizionale lineare basato sui dati di mercato: chi utilizza questo metodo, infatti, non pianifica in anticipo la gestione di un progetto!
L’unicità del metodo Agile è che:
👉🏻 il processo di lavoro è un iter ciclico che prosegue su sprint di due o tre settimane
👉🏻 tutti i membri del team perseguono degli obiettivi specifici per il progetto
👉🏻 il cliente o lo stakeholder viene costantemente aggiornato.
Al termine delle tre settimane si tirano le somme e si ri-parte con un altro sprint di lavoro durante il quale si cerca di ottenere risultati migliori volta dopo volta.
Questo approccio è il migliore per gestire prontamente cambiamenti e imprevisti. Ad esempio, se durante uno sprint il cliente volesse delle modifiche, queste non andrebbero ad inficiare con il lavoro programmato, poiché di fatto è ancora in corso d’opera.
Probabilmente in contesti Corporate fa paura pensare di introdurre questo metodo, ma la flessibilità dell’Agile è tale che al suo interno prevede diversi framework… tra i quali lo Scrum!
Metodo Scrum: ruoli ed artefatti per progetti Agile strutturati
Nella vastità dell’approccio “Agile”, il metodo Scrum organizza quanto sovra-descritto in diverse categorie ed aree d’azione in modo da poter applicare il Metodo Agile anche su progetti più strutturati.
Lo Scrum prevede delle consegne intermedie e riunioni molto frequenti così che tutto il team sia allineato sulle attività del singolo membro e si proceda in modo consapevole fino alla fine dello sprint.
I ruoli previsti dal metodo Scrum sono:
- SCRUM MASTER: il responsabile del processo.
Ha il compito di controllare che il team lavori in modo coerente allo sviluppo del progetto, eliminando elementi esterni di disturbo che possono inficiare la produttività ed organizzazione del team. - PRODUCT OWNER: in un’azienda può essere affine al ruolo dell’Account.
Deve interfacciarsi sia con il team azienda che con i clienti, tenendo conto dei requisiti del prodotto da un lato e del team dall’altro. - TEAM DI SVILUPPO: il gruppo di professionisti auto-organizzato.
Organizzano le responsabilità del progetto trasformandole in task da raggiungere in un determinato sprint.
Considerando che il metodo Agile è caratterizzato proprio dall’interfacciarsi continuamente con stakeholders e clienti, nello Scrum sono previsti dei documenti rivolti a loro per assicurare trasparenza e comunicazione costanti. Questi, detti Artefatti, sono 3:
- PRODUCT BACKLOG: responsabilità del Product Owner, contiene la lista di tutti requisiti necessari per la realizzazione del progetto in ordine di priorità.
- SPRINT BACKLOG: definisce tutti i task da completare nei singoli sprint, è gestito dal Team di Sviluppo sulla base delle priorità inserite nel Product Backlog.
- INCREMENTO: la somma di tutti gli elementi del Product Backlog completati durante uno sprint e durante gli sprint precedenti.
Per mantenere un flusso di lavoro costante e fluido, nonostante la flessibilità che caratterizza tale modello, lo Scrum prevede anche 4 eventi per controllare l’andamento delle attività.
- SPRINT PLANNING: riunione in cui il Product Owner ha stilato il Product Backlog descrivendo gli aspetti più importanti e l’obiettivo da raggiungere nello sprint seguente. Al termine della riunione lo Scrum Master può compilare lo Sprint Backlog.
- DAILY SCRUM: confronto giornaliero di un quarto d’ora fra Team di Sviluppo e Scrum Master, dove si segna il lavoro svolto il giorno precedente e si decide quello della giornata successiva, fino al prossimo Daily Scrum.
- SPRINT REVIEW: revisione di fine sprint per valutare il raggiungimento o meno dell’obiettivo prefissato. Qui è presente anche il cliente al quale viene mostrato il lavoro svolto fino a quello sprint.
- SPRINT RETROSPECTIVE: analisi retrospettiva per decidere quali attività mantenere dello sprint successivo e quali modificare in base all’efficienza apportata al progetto e le problematiche riscontrate.
Sicuramente questo modello è più strutturato del generico e tanto diffuso “metodo Agile”, tuttavia potrebbe sembrare complesso da attuare in azienda. I suoi punti di forza sono l’ottimizzazione costante dei processi di lavoro, il contrasto dei colli di bottiglia e dei conseguenti ritardi di consegne, e la cura verso il cliente che è partecipe di tutto il processo lavorativo in modo da avere già un’idea del risultato senza sorprese finali.
Metodo Kaizen: il miglioramento continuo per la gestione aziendale
Un modello di gestione aziendale o metodo di project management che difficilmente conoscerai, ma aziende come Toyota, Sony o Honda si!
Il metodo Kaizen è un sistema di produzione giapponese tra i più diffusi nelle aziende che puntano ad un’espansione e crescita costante della propria attività. A differenza dei precedenti, la sua base di partenza è prettamente empirica, filosofica.
“Kaizen”, infatti, è l’unione delle parole giapponesi:
- “Kai“: cambiamento
- “Zen“: buono
Già dal nome, il suo approccio diventa evidente: azioni di cambiamento e miglioramento continuo.
Implementare il Kaizen in azienda suppone che vengano eliminati gli sprechi del tuo sistema produttivo, giorno dopo giorno, con l’obiettivo che la tua azienda sia migliore di ieri e peggiore di domani.
Quali sono questi sprechi nel sistema produttivo di un’azienda?
Considerando che filosofia Kaizen preferisce il lavoro di gruppo a quello del singolo, il metodo si basa da un’ipotesi che va verificata secondo 4 fasi a cui devono partecipare tutti gli interessati al progetto.
- Plan (Pianificare): fissa un obiettivo tenendo in considerazione lo stato attuale della tua attività. In base all’obiettivo definisci un piano d’azione ed analizza i problemi che ti stanno impedendo di realizzarlo.
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- Do (Fare): attua le azioni previste nel punto precedente.
- Check (Verificare): analizza i risultati ottenuti e confrontali con le informazioni precedenti, potrai andare avanti solo se hai raggiunto gli obiettivi prefissati. Altrimenti, ricomincia da capo.
- Act (Agire): raggiunti gli obiettivi, devi standardizzare le azioni che te lo hanno permesso e inserirle nel processo.
Nel metodo Kaizen infatti, il processo di lavoro non è mai uguale a se stesso: va costantemente migliorato ed ogni azione inserita al suo interno va utilizzata per pensare a come migliorare in futuro.
Quale di questi modelli di gestione aziendale fa più al caso della tua azienda? Quale utilizzi al momento?
Se non hai trovato quello giusto oppure pensi che uno di questi sia perfetto per la tua Attività e vuoi dei consigli mirati su come applicarlo in modo specifico e fluido, ti aspetto per una chiacchierata:
