Molti credono che il budget aziendale corrisponde ai costi della propria impresa, ma non è cosi.
Il budget aziendale va calcolato in base ai progetti che si intende portare avanti: non è il puro reportage dei costi, in quanto procede per previsioni, basandosi sui dati di mercato ed i propri progetti.
Qualsiasi sia la tua azienda, sai bene che ci sono spesso progetti che sforano il bilancio – cioè il budget che era stato destinato loro ad inizio anno – andando a vanificare il tempo dedicato all’ottimizzazione del budget complessivo. Perché succede?
Sforare le previsioni ha diverse possibili cause, da visioni troppo ottimistiche a non monitorare l’andamento. Tra queste, la più diffusa e probabile è non saper ottimizzare il calcolo del budget aziendale alla luce dei costi effettivi.
Ecco perché oggi riassumo in questo articolo i punti principali che tratto con i miei clienti:
- Cos’è il budget aziendale?
- Quanti tipi di budget esistono e perché?
- Perchè è importante stilare il budget aziendale: gli effetti positivi del budgeting
Cos’è il budget aziendale?
Il Budget aziendale è il tassello che unisce le attività a breve termine con la strategia a lungo termine, in quanto si può definire come un programma d’azione ben delineato all’interno di un documento.
Nel concreto, punta a raggiungere il massimo profitto possibile nel periodo considerato, grazie ad una programmazione studiata.
Sapendo calcolare e gestire il proprio budget infatti, qualsiasi azienda può organizzare il suo lavoro e i suoi progetti in funzione degli obiettivi e delle tempistiche previste in esso.
Affinché sia utile però, è importante calcolarlo in determinati periodi dell’anno. Generalmente è stilato su base annuale, andando a prevedere le spese e le entrate dei successivi 12 mesi.
Tuttavia, considerare il documento come un blocco di dati da studiare ed analizzare una volta all’anno, non è sicuramente la strategia vincente. Infatti, il budget aziendale al suo interno può – e deve – essere articolato in trimestri o massimo semestri.
Questa divisione permette un aggiornamento continuo del bilancio aziendale, cosi che in caso di imprevisti non si vada a danneggiare l’intero anno previsionale, ma si può ottimizzare fin dal trimestre o semestre successivo.
Quanti tipi di budget esistono e perché?
Occorre fare una precisazione importante: finora ho parlato del budget aziendale come se fosse un unico documento che unisce le varie previsioni tenendo conto dei dati storici, dell’andamento di mercato e degli obiettivi per i 12 mesi futuri…
Ecco, non è cosi: il budget aziendale racchiude tutto questo, si, ma in tre documenti di budget diversi!
Budget Commerciale
È una previsione sui ricavi di vendita. Permette di stimare i costi legati alla commercializzazione dei prodotti e, quindi, il punto di partenza nel processo di budgeting. Per elaborare questa stima, i fattori da considerare sono:
- le informazioni storichee i trend relativi ai prodotti e clienti.
- gli obiettivi sia di consolidamento della situazione attuale che in ottica espansionistica.
- le stime di spesa relative alle attività e iniziative commerciali a supporto dell’attività di vendita
In base a questo documento, saprai quanto la tua azienda può produrre e distribuire sul mercato in modo da ottimizzare le risorse.
Budget Operativo
È il documento che raccoglie le previsioni economiche, cioè quei valori presenti nel conto economico preventivo. Ti permette di misurare e valutare la “profittabilità” e capacità produttiva dell’azienda, come ad esempio nel caso di investimenti, sia esterni che interni, come la formazione.
Budget Economico
È il documento che ci permette di vedere quale sarebbe il risultato dalla gestione ipotizzata in un determinato periodo di tempo.
Questo è uno degli strumenti più importanti della gestione aziendale perché evidenzia gli obiettivi economico-finanziari a breve termine, in linea con la strategia a lungo termine.
Budget finanziario
È la somma dei ricavi derivati dalle previsioni fatte, tenendo conto anche di due prospettive aggiuntive:
- il rendiconto finanziario preventivo, dove si relazionano i bisogni finanziari finora preventivati con le fonti di risorse disponibili per l’azienda, come investimenti o fondi patrimoniali.
- “la cassa” o budget di tesoreria: analizza la coerenza tra entrate ed uscite a seconda della provenienza, su base generalmente mensile.
Legato a quest’ultimo fattore, c’è anche il Budget Patrimoniale che permette di capire i valori che muovono i rapporti della cassa.
Per ognuno di questi Budget, occorre stilare un documento a sé. Questa attività è detta “processo di Budgeting” e permette di costituire il master budget, cioè il documento riassuntivo della situazione economica aziendale, passata, presente e progettata per il futuro.
Perché stilare il budget aziendale?
Avere un’impresa vuol dire far fronte ogni mese, per non dire giorno, con esigenze diverse e, ormai, ce ne siamo fatti una ragione. Proprio per questo è fondamentale stilare il proprio master budget aziendale, in modo da sapere quali sono gli spazi di movimento economico entro cui potersi muovere, senza sforare o sottostimare nessuna attività.
Ma cosa vuol dire fare budgeting allora?
Non è semplice definire quest’attività. Nel concreto vuol dire stilare il prospetto del budget aziendale ma nella pratica può prevedere tempi e fasi diverse a seconda della grandezza e tipologia d’azienda.
Quel che possiamo assicurarti è che in tutti i casi, tale processo termina con un documento riassuntivo delle analisi sopraelencate: il Master budget.
Questo diventerà il sillabus dei tuoi manager e collaboratori durante ogni riunione e prima di ogni decisione, in modo da orientare ogni scelta ad un obiettivo noto, comune e programmato su una scala a lungo termine!
Negli anni ho incontrato diversi titolari che rimpiangevano alcune scelte proprio perché fatte senza considerare tale documento, portando a fine anno ad un resoconto confuso, in perdita e difficilmente recuperabile.
Ecco perché ho voluto mostrarti come e perché è importante calcolare il proprio budget aziendale, ma faccio anche di più: per rivedere insieme la tua situazione e capire come tornare a scalare il tuo business ti offro una consulenza gratuita, ti basta cliccare sul pulsante qui sotto e scegliere il giorno e l’ora che preferisci per una chiacchierata.
